بهترین راه نگهداری اسناد کاغذی چیست؟ چطور میشه از اسناد کاغذی محافظت کرد؟ بهترین جا برای سفارش این محصولات چاپی کجا هست؟
نگهداری و بایگانی اسناد و مدارک کاغذی یکی از دغدغه‌های مهم سازمان‌ها و اداره‌هاست. این کاغذها معمولا برای بلند مدت در بایگانی نگهداری می‌شوند و تعداد آن‌ها نیز بسیار زیاد است. برای بایگانی اسناد باید آن‌ها را دسته‌بندی کرد و در بسته‌های امنی قرار داد که از پوسیدن کاغذها پیشگیری می‌کنند.
در نهایت این بسته‌ها باید در فضایی ایمن و دارای تمهیدات نظارتی قرار گیرد تا از گم شدن یا به سرقت رفتن آن‌ها پیشگیری شود. در این گزارش از نجوا خبر، گزارشگرهای ما روش‌هایی که ارگان‌های بزرگ برای بایگانی و نگهداری از اسناد خود استفاده می‌کنند را مورد بررسی قرار داده‌اند. این ارگان‌ها از چاپ فولدر و زونکن برای بایگانی اسناد و از چاپ پاکت اختصاصی برای انتقال اسناد استفاده می‌کنند. در این گزارش توضیحات بیشتری درباره این ابزارها ارائه می‌دهیم.
چاپ پاکت اختصاصی سازمان
هر سندی به محض اینکه تنظیم می‌شود، بهتر است در یک پاکت با سایز متناسب قرار گیرد. پاکت‌ها هم مانع از تاخوردن و پاره شدن اسناد کاغذی می‌شوند، هم اطلاعات موجود در اسناد را محرمانه نگه می‌دارند و هم جابه‌جایی اسناد را ساده‌تر می‌کنند. با چاپ پاکت اختصاصی کاملا مشخص می‌شود که سند مورد نظر مربوط به کدام نهاد است و همچنین اطلاعات تماس سازمان مربوطه روی پاکت چاپ می‌شود. با این کار وقتی سندی از سازمان شما به دست افراد یا ارگان‌های دیگر می‌رسد، آن را در اولویت بررسی قرار می‌دهند.
پاکت‌ها در سایزهای مختلف چاپ می‌شوند؛ از سایز پاکت نامه گرفته تا سایز پاکت A3. بنابراین اگر لازم باشد اسناد تا نخورند، می‌توان از پاکت‌های سایز بزرگ‌تر برای آن‌ها استفاده کرد. پاکت‌ها جنس‌های مختلفی دارند؛ کاغذ گلاسه یا کاغذهای مقوایی با گرماژ بالا بهترین انتخاب برای پاکت‌هایی هستند که برای نگهداری اسناد و مدارک مورد استفاده قرار می‌گیرند.
چاپ فولدر
فولدرها از دیگر ابزارهای کاربردی برای ذخیره‌سازی و نقل و انتقال اسناد هستند. چاپ فولدر هم برای ذخیره‌سازی اسناد کاربرد دارد و هم برای موقعیت‌های تبلیغاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. فولدرها انواع مختلفی دارند؛ این محصولات هم در سایزهای گوناگون چاپ می‌شوند و ظرفیت قرار دادن انواع کاغذها، CD و کارت ویزیت را دارند. فولدرها بیشتر برای نقل و انتقالات اسناد و ارائه آن به مشتریان کاربرد دارند. برای بایگانی بلند مدت اسناد و مدارک باید به سراغ تجهیزات مقاوم‌تری که برای این کار طراحی شده است، بروید.
چاپ فولدر برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهایی مناسب است که اسناد را به مشتریان ارائه می‌دهند. به‌عنوان مثال بنگاه‌های معاملات املاکی باید قراردادها و اسناد امضاشده برای رهن و اجاره یا خرید و فروش را در یک فولدر قرار دهند و به طرفین ارائه کنند. با این کار هم حرفه‌ای بودن خود را نشان می‌دهند و هم از سالم ماندن کاغذهای قرارداد مطمئن خواهند بود.
فولدرها علاوه بر کاربردی که در زمینه نگهداری از کاغذها و پیشگیری از آسیب رسیدن به آن‌ها دارند، نوعی ابزار تبلیغاتی هم محسوب می‌شوند. شما می‌توانید در بخش‌های مختلف فولدر، طرح و اطلاعات مورد نیاز مخاطب درباره برند خود را چاپ کنید و از این طریق برندسازی انجام دهید. فراموش نکنید وقتی سندی داخل فولدر قرار می‌گیرد، مشتری دیگر آن را خارج نمی‌کند. بنابراین در موقعیت‌های مختلف، سند به همراه فولدر برند شما ارائه می‌شود. این مسئله نقش مهمی در برندسازی ایفا می‌کند و حتی می‌تواند یک روش غیرمستقیم برای بازاریابی باشد.
استفاده از زونکن و کلاسور
اگر قصد بایگانی بلند مدت اسناد و مدارک را دارید، به ابزاری با استحکام بیشتر از فولدر نیاز خواهید داشت. زونکن و کلاسور ابزارهای جایگزین فولدر برای بایگانی بلند مدت محصولات هستند. زونکن و کلاسور هم ظرفیت بیشتری برای قرار دادن کاغذهای مختلف دارند و هم قابلیت دسته‌بندی اسناد و مدارک را در اختیار شما قرار می‌دهند. مهم‌ترین مزیت زونکن و کلاسور این است که کاغذها به‌صورت ثابت داخل آن‌ها جای می‌گیرند و برای خارج کردن کاغذها باید قفل فنر را باز کنید، سند را خارج کنید و سپس قفل سند را ببندید. با این کار احتمال به‌هم ریختن برگه‌ها به حداقل می‌رسد.
برای ذخیره اسناد و مدارک در زونکن و کلاسور باید فضایی اختصاصی برای بایگانی کاغذهای خود در نظر بگیرید. بهتر است این فضا را قفسه‌بندی کنید و زونکن‌ها را به ترتیب داخل آن‌ها بچینید. دقت داشته باشید که در کناره هر زونکن یک نوار کاغذی وجود دارد تا فهرست خلاصه‌ای از اسناد داخل آن‌ها (مثلا تاریخ صدور این اسناد) را یادداشت کنید تا هنگام پیدا کردن مجدد آن‌ها با مشکل مواجه نشوید.
کلاسورها و زونکن‌ها در انواع و اندازه‌های مختلف تولید می‌شوند. زونکن‌های عطف ۶ سانتی‌متر برای حجم کم‌تر کاغذ مناسب هستند. زونکن‌های عطف ۸ سانتی‌متر، ضخامت بیشتری دارند و برای تعداد بیشتر ورق مناسبند. کلاسورها نیز در انواع ۴ حلقه و ۲ حلقه برای نگهداری اسناد و مدارک چاپ می‌شوند. نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که اندازه کلاسورها و زونکن‌ها استاندارد است و معمولا ظرفیت لازم برای قرار گرفتن کاغذهای A4 و سایزهای کوچک‌تر را دارد.
نکات مهم در نگهداری اسناد و مدارک در سازمان‌ها
تا این بخش از گزارش متوجه شدید چطور باید اسناد را دسته‌بندی و بسته‌‌بندی کنید تا در بایگانی یا نقل و انتقالات آسیب نبینند. در این بخش به سایر نکات مهم در نگهداری و بایگانی اسناد اشاره می‌کنیم:
-
اسناد را با توجه به اولویت دسترسی دسته‌بندی کنید. اسنادی که ممکن است در آینده نزدیک به آن‌ها نیاز داشته باشید را در بخش‌های نزدیک بایگانی بگذارید و اسنادی که در بلند مدت به آن‌ها نیاز ندارید را در قفسه‌های دورتر قرار دهید.
-
حتما روی زونکن، فولدر یا پاکت عنوان سند یا اسنادی که داخل آن‌ها قرار داده‌اید را یادداشت کنید تا هنگام جست‌وجو مجبور نشوید هر سند را باز کنید.
-
اگر به اسناد گیره زده‌اید، هنگام جدا کردن احتیاط کنید.
-
اگر اسناد را روی هم در زونکن قرار می‌دهید، بهتر است بین صفحه‌ها یک کاغذ سفید قرار دهید تا جوهر پخش نشود.
-
مراقب باشید گیره یک فولدر یا زونکن به اسناد ذخیره‌شده در فولدر دیگر گیر نکند و باعث پاره شدن برگه‌ها نشود.
-
از قفسه‌های دسترس‌پذیر و ایمن برای بایگانی استفاده کنید.
گزارشگرهای نجواخبر بعد از بررسی‌هایی که درباره شیوه نگهداری اسناد انجام دادند، درباره تولیدکننده‌ها و چاپخانه‌های چاپ پاکت، فولدر، زونکن و کلاسور نیز بررسی‌هایی انجام داده‌اند. مجموعه‌هایی مثل چاپ فرتاک ( https://www.chapfartak.com )، چاپ متین و چاپ آقا در زمینه چاپ این ابزارها فعالیت دارند. نجواخبر چاپ فرتاک را به‌عنوان بهترین چاپخانه فعال در این زمینه در تهران معرفی می‌کند؛ زیرا خدمات چاپ اختصاصی پاکت، فولدر و کلاسور را ارائه می‌دهد و همچنین امکان آماده‌سازی سفارشات در کوتاه‌ترین زمان ممکن را دارد. فرتاک به چاپخانه اختصاصی مجهز است و بدون واسطه کار می‌کند، به همین دلیل بهترین انتخاب برای همکاری بلند مدت به شمار می‌آید.